En toda empresa conectada a la red hay más de un empleado que pierde tiempo vital surfeando a través de la web para solucionar asuntos personales. Y es la productividad la más perjudicada. ¿Cómo enfrentarlo? Aquí van algunas sugerencias.

El que esté libre de pecado, que tire la primera piedra: ¿cuántas veces ha entrado a internet desde su oficina para solucionar algo personal? Quizá pocos puedan contestar esta pregunta con precisión. Ya perdieron la cuenta. Es que junto con la simplificación que ha traído la internet a las oficinas, de a poco se ha ido incubando un peligroso mal: las horas que se pierden de trabajo por estar contectado a la red.

Es cosa de mirar para el lado. A la orden del día están las compras on line, las miradas a las cuentas corrientes e incluso, en los casos más sofisticados, la mirada a sus hogares a través de conexiones vía web cam.

El tema tiene preocupado al mundo empresarial. Una encuesta realizada en junio por Nielsen/NetRatings entre 212 compañías estadounidenses reveló que este año se han abierto 358 casos disciplinarios por abusar de la navegación en la red o utilizar el correo electrónico de forma incorrecta desde el puesto de trabajo. Los despidos incluso superan a los llevados a cabo como resultado de deshonestidad, violencia o incumplimiento de las reglas de salud y seguridad, factores que tradicionalmente han sido los más esgrimidos a la hora de justificar un despido en el país del Norte.

Números decidores
Según un estudio de websense - dado a conocer a Usted S.A. por Coasin- sobre el vicio de internet, el 72% de las empresas británicas se ha enfrentado a alguna forma de abuso de internet por parte de sus trabajadores: El 25% de ellas ha cesado en sus funciones a algún empleado por este motivo.
El 69% de esos despidos está asociado con el consumo de pornografía.

El 57% del personal con despacho propio son más propensos a navegar por internet por motivos personales que aquellos que trabajan en oficinas abiertas.

El 40% de las quejas que las compañías reciben vienen de trabajadores que denuncian a colegas por perder el tiempo en internet.

En este contexto es que María Eliana Siade recomienda que lo mejor es que el propio grupo de trabajo es que el que se ponga de acuerdo un par de meses antes para que nadie se lleve sorpresas.

Pero, lo concreto es que hay empresas en que se ofrecen atractivos beneficios por quedarse en la oficina durante enero y febrero. Por ejemplo, días adicionales de vacaciones. En algunos casos se llega a ofrecer hasta tres días si éstas se toman en junio, julio o agosto.

La navegación favorita y sus costos
En un día cualquiera de trabajo 18% de los empleados entrarán a internet 10 o más veces sin un propósito productivo. Pero si no están trabajando, ¿qué están haciendo? La encuesta realizada por Nielsen/NetRatings Inc. el año pasado demostró que casi el 60% de los trabajadores que tienen acceso a la red en horas de oficina visitó un sitio de compras, el 54% algún sitio de entretenimiento, 37% uno de servicios financieros y un 12% pasó por un sitio para adultos.

Otra de las actividades de navegación más populares en horas laborales, incluye el envío de e.mails a familiares y amigos, sitios de deportes e incluso buscadores de empleo. ¿Qué tienen en común estas actividades? Todas estas generan estragos dentro de los límites de la compañía.
En promedio, el costo por la navegación no productiva en los Estados Unidos asciende a US$ 54 billones y entre un 30% y 40% de pérdida productividad anual. Las empresas pierden cerca de US$ 26 millones en horas hombre anualmente debido al acceso con fines personales de acuerdo a Garner Group.

Acceso controlado
¿Cómo podría su empresa maximizar la fuerza de internet mientras cuida el costo generado por el mal uso de esta herramienta? Sólo hay una solución efectiva para esto: administración del contenido. Por lo menos, cada compañía que otorga acceso a la red virtual a sus empleados debería tener detalladamente establecidas Políticas de Uso Aceptables: PUA. Al igual que cualquier otra política dentro de la empresa. La PUA debe definir claramente:

Los sitios a los cuales los empleados pueden o no conectarse.
Cuándo pueden hacer uso de internet para fines personales.
Qué tipos de actividad en línea están estrictamente prohibidos.
Cuáles serán las consecuencias si se violan las políticas.

Los ejecutivos deben ser realistas y flexibles al crear estos accesos, reconociendo que un poco de navegación con fines personales, puede ser apropiada y que los diferentes grupos de empleados y departamentos pueden tener distintas necesidades de acceso.

Más aún, los ejecutivos deben asegurarse de que su personal entienda no sólo las reglas, sino los fundamentos. Es más fácil para los empleados adaptarse a una nueva política cuando reconocen y aprecian la necesidad de la misma.

Peligro en el escritorio
La situación es compleja. Y la tentación altísima. El año pasado en el mundo había unos 268 millones de computadores corporativos conectados a internet, lo que está facilitando la vida de las empresas. Pero la conexión en la oficina también crea tentaciones que, para muchos empleados, son difíciles de resistir. Un análisis reciente muestra que hasta el 60% de la labor de los empleados usando internet incluye visitas a sitios improductivos, inapropiados y potencialmente peligrosos. Más aún, el 62% de ellos admite que usa el world wide web (www) para fines personales al menos una vez al día en horas de oficina.

¿Pero qué daño hace navegar un poco de vez en cuando? Pues los costos y las consecuencias asociados al uso de internet de manera improductiva son asombrosos. Las formas más comunes en la que ello afecta al corporativo son: Pérdida de productividad.

Pérdida de la velocidad de acceso de banda ancha de conexión con la que opera la compañía.
Estos peligros crean una paradoja problemática para los ejecutivos. Por un lado las compañías tienen mucho que ganar con internet como para eliminarlo del lugar de trabajo. Pero hay mucho que perder al otorgar el acceso ilimitado a los empleados. Carlos González, director de Productos de Coasin - firma dedicada a vender equipos para filtrar el uso de la red -, afirma que "el mal uso de internet puede afectar la rentabilidad de las compañías". Por eso, dice, es clave "establecer algún criterio para el uso de la web. No se trata de restringir ciento por ciento el uso, sino que de tener políticas de uso".